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照片档案管理规范

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中华人民共和国国家标准 BG/T 11821-89 国家技术监督局1989年10月25日发布,1990年7月1日实施)


为加强照片档案管理,建立和健全照片档案管理制度,更好地开展利用照片档案信息资源,服务社会主义现代化建设,特制定本规范。
1. 主题内容和适用范围
本规范规定了照片档案的收集工作,整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理,不适用于专门保管照片的档案馆。
2. 引用标准
GB 3792.5 档案着录规则
GB 9705 文书档案案卷格式
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
3. 名词术语
3.1照片档案
国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。
3.1.1 常规照片档案 用一般照相机和普通胶片,采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
4. 2芯页 固定照片和底片,以及标注说明的纸质载体,是组成照片档案案卷的材料。
5. 3大照片
凡是不宜用芯面固定的照片,统称为大照片。
⒊4 大底片 
凡是不宜用插袋式芯页保存的底片,统称为大底片。
⒋照片档案的收藏
⒋1 收藏范围
⒋⒈1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
⒋⒈2 领导人和着名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
⒋⒈ 3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
4.1.5反映某地区地理,古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。
4.1.7 其他具有保存价值的照片档案。
4.2收集时间
4.2.1归档时间
照片冲洗加工后,由摄影者或承办单位整理并编写说明,及时向档案室归档,或随其他载体档案一起归档。
4.2.2档案馆接收时间
4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定,照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
4.2.2.2在特殊情况下,经协商档案馆可以提前或延迟接收。
4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
4.3收集要求
4.3.1底片、照片、说明齐全。
4.3.2底片与照片的影像相符。
5. 照片档案的整理
应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为整理原则,照片档案的底片应单独整理和存放,照片和说明一同整理和存放。
5.1底片整理方法
5.1.1底片分类 将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种,并单独整理和存放。
5.1.2底片的编号
5.1.2.1在全宗内编流水号,格式如下:
全宗号--底片号
例:13-535
5.1.2.2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。
5.1.3底片放入底片袋内保管,底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后,缠在卷筒纸芯上,外面用衬纸馐并注明底片号。
5.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。
5.2说明的编写方法和要求
5.2.1符号说明的项目有:
照片号、底片号和参见号。
5.2.1.1照片号:案卷内照片的顺序号。
5.2.1.2底片号:按5.1.2条要求赋予的编号。
5.2.1.3参见号:与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。格式如下:
(类别)档号;(类别)档号
例:(文书档案)13-3-58;
(科技档案)G-J-28
5.2.2文字说明的万分和编写要求
5.2.2.1文字说明的万分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
a. 事由:照片影像所反映事件,事物的情由:
b. 时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间;
c. 地点:被摄物所在的具体地点;
d. 人物:照片影像上主要人物的姓名、身份;
e. 背景:对提示照片影像主题具有一定作用的背景;
f. 摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。
5.2.2.2文字说明的编写要求
a. 综合运用5.2.2.1条中的六个要素,概括地提示照片影像反映的全部信息。
b. 文字简洁、语言通顺。一般不超过200字;
c. 用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用"."表示。
例:1953年3月22日写作1953.3.22。
5.2.3总说明和分说明
5.2.3.1一般应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。
5.2.3.2凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明,并注*号。
5.2.4说明的格式
5.2.4.1说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握,最窄不得小于50mm。
5.2.4.2说明应分段书写,格式如下:
照片号/底片号 拍摄时间
文字说明 
参见号 摄影者
5.2.4.3单张照片的说明地照片正下方书写,也可在照片右侧或左侧书写。总说明地第一张照片的上方书写。
5.2.4.4大照片的说明可另纸书写,一同保存。
5.2.4.5反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。
5.3照片的整理方法
5.3.1照片的分类 一般应在全宗内按年代--问题进行分类。分类应保持前后一致,不能随意变动。
5.3.2根据分类情况,将照片与说明一起固定在芯页上,并组成案卷。芯页的规格为297mm×210mm。
5.3.3根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。
5.3.4必须固定在芯页正面(装订线右侧)。
5.3.5案卷内的芯页以三十页左右为宜。
5.3.6案卷目录:
以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录(见图1)。
a. 照片号:参见5.2.1.1;
b. 照片题名:在尽量保证基本要素内容完整的前提下,将文字说明必写成照片名称。照片名称不应超过50字;
c. 参见号:参见5.2.1.3。
5.3.7卷内备考表 可采用GB9705中的卷内备考表。将内备考表应放在案卷的最后一页。

 

7.5 卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正。
 
 

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